Avant toute chose, avant de rédiger un dossier de sponsoring, pesez bien le pour et le contre. Certes, c’est alléchant de réduire vos frais de voyage, mais attention, prenez bien la mesure des engagements qui vous incomberont. Un sponsoring implique que l’entreprise vous apporte son soutien (aide matérielle, réduction, dotation financière) mais le bénéfice doit être réciproque. Si vous vous engagez à écrire un article par mois sur un blog, vous devez le faire. Vous ne pouvez pas laisser tomber votre projet en cours de route. Bref, un sponsoring c’est un budget allégé mais une liberté « limitée »

Vous avez réfléchi à vos motivations, maintenant place à la rédaction

Ce dossier est un moyen de présenter entièrement (mais synthétiquement) un projet pour lequel vous souhaiteriez une aide financière, matérielle ou autre. Il vous représentera lors d’une demande de partenariat et/ou d’un rendez-vous avec une entreprise. Il doit répondre à certains critères.

Rédiger un dossier de sponsoring : les 5 règles d’or

• Etre clair et précis

De nombreux dossiers sont refusés à cause de ces deux critères. Vous ne pourrez pas tromper l’entreprise sur votre travail et votre sérieux dans votre dossier, appliquez-vous. Un séjour de longue durée (un an ou plus) réussi est un séjour préparé et anticipé, vous devez présenter votre idée le plus clairement possible. Présentez des chiffres, des noms de lieux, des durées, des noms de contacts sur place…

• Etre réaliste

Ces qualités sont valables à la fois pour les objectifs de votre projet mais aussi dans vos offres/promesses envers l’entreprise. Il est important que les objectifs des deux parties soient compatibles. Par exemple, vous allez difficilement demander de l’aide à une entreprise qui vend des pièces automobiles alors que vous partez pour un séjour 100% en vélo.

• Etre motivé et investi

N’ayez pas peur de dire que cela fait plusieurs mois ou années de vous réfléchissez et que peaufinez cette idée, prouvez par vos actions que vous êtes investi et que vous croyez en l’aboutissement de votre travail. Vous avez rencontré des personnes ayant le même projet de que vous, vous vous êtes renseigné sur votre destination ? Dites-le ce sont des atouts ! L’intérêt de cette partie du dossier est de montrer à votre interlocuteur que vous êtes un ou des personnes curieuses et pleinement conscientes de l’ampleur de votre voyage.

• Avoir une approche personnalisée pour chaque entreprise sollicitée

Chaque entreprise a des besoins particuliers, c’est à vous de les étudier afin de parler le « même langage » que celle-ci. Si vous voulez rallier le plus grand nombre de partenaires à votre séjour il faut les intéresser et leur apporter une valeur ajoutée. Beaucoup de dossiers sont reçus chaque jour dans le domaine du voyage notamment, alors réfléchissez à ce qui peut aider l’entreprise, un logo sur un van en Australie n’est pas toujours un bon investissement pour une entreprise (même si pour vous cela semble exceptionnel 😉 Vous pouvez imaginer, outre une visibilité sur votre site, apporter de nombreux éléments à une entreprise qui lui seront beaucoup plus utiles au quotidien (des articles sur une thématique précise pour son blog, des clichés originaux pour ses réseaux sociaux, des interviews de voyageurs …) Bref, imaginez les besoins réels de votre interlocuteur. L’échange doit être « équilibré et réciproque »!

• Proposer un dossier qui a de l’allure

C’est-à-dire, réaliser un dossier avec une hiérarchie et un sommaire, une belle mise en page, des textes sans fautes et/ou des couleurs attractives. La qualité de votre travail est bien plus importante que la quantité. Votre futur partenaire doit surement recevoir plusieurs dossiers comme le vôtre chaque jour, c’est à vous de faire la différence !

 

Les points bonus

1. Faites quelques chose de simple mais d’original, cela ne sert à rien de recopier ce qu’on fait les gens avant vous !
2. Apportez des éléments personnalisés et interactifs comme par exemple ; une vidéo, une chanson, une interview, un logo avec une baseline, etc…
3. Soyez disponible quand on cherche à vous joindre (comme pour une recherche d’emploi)
4. Soyez professionnel, il se peut qu’un jour vous travaillez de nouveau ensemble
5. Soyez ouvert à d’autres idées et partenariats (toute aide est bonne à prendre)

Idée de structure de votre dossier

1. Page de garde

2. Sommaire

3. Votre fiche de synthèse (une page suffit, présentez les arguments percutants pour prouver à l’entreprise que vous pouvez travailler ensemble)Qui ?, Où ?, Quoi ?, Pourquoi ?, Quand ?, Comment ?, Combien ?

4. Présentation des membres du projet

5. Présentation du cadre du projet (durée, objectif, les endroits du projet…)

6. En quoi l’entreprise peut vous aider (ce que vous attendez comme aide)

7. Votre plan de communication et outils (site internet, réseaux sociaux, affiches, stickers, interviews, articles de journaux…)

8. Budget prévisionnel (de l’ensemble du projet, votre apport personnel, un budget équilibré et réaliste)

9. Bénéfices réels pour l’entreprise (mettre (au maximum) des données chiffrées)

10. Vos coordonnées pour vous joindre rapidement et efficacement

A vous de jouer, bonne rédaction !